Cómo hacerlo con IA Conocimiento y documentos
¿Cómo no perder el conocimiento de los expertos que se jubilan?
Localizas los puestos donde el saber crítico depende de una o dos personas, lo recoges en sesiones asistidas por IA mientras siguen en la empresa y lo conviertes en checklists, guías y respuestas verificadas que otros pueden buscar. Los propios expertos y sus compañeros validan lo recogido. Empieza por los puestos más expuestos y mantén el conocimiento vivo con responsables y fechas de revisión.
Qué hace la IA
- Detecta dónde se concentra el riesgo: áreas en las que el saber crítico depende de una o dos personas o casi no está documentado.
- Guía las sesiones con el experto y repregunta hasta que queda claro el porqué de cada paso.
- Convierte transcripciones, correos y documentos en checklists, procedimientos y preguntas con respuesta.
- Etiqueta y relaciona el conocimiento para que cada persona encuentre la respuesta cuando la necesita, con su fuente.
- Señala huecos a partir de las preguntas que la base de conocimiento no sabe responder.
Qué sigue siendo de las personas
- Decidir qué puestos y áreas van primero.
- Explicar el criterio detrás del trabajo: el tiempo y la buena disposición del experto son la materia prima.
- Validar que lo recogido es correcto, con el experto y con compañeros.
- Hacerse cargo de cada área cuando el experto se va y mantenerla al día.
Cómo ponerlo en marcha
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Localiza dónde está el riesgo
Haz la lista de puestos y procesos críticos, de quién los domina y de cuándo esas personas prevén jubilarse, cambiar de puesto o irse. Prioriza las áreas donde el conocimiento depende de una o dos personas y no está en ningún otro sitio.
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Acuerda tiempo y formato con los expertos
Explica por qué importa y acuerda cuánto tiempo puede dedicar cada experto y en qué formato: entrevistas, repaso de casos reales, grabaciones mientras trabaja. Sin su implicación no hay nada que recoger.
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Recoge el conocimiento en sesiones guiadas con IA
Trabaja sobre casos y decisiones reales, no sobre descripciones en abstracto. Usa la IA para transcribir, repreguntar y proponer una primera estructura, y suma los correos y documentos que el experto señale.
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Estructura y verifica antes de publicar
Convierte el material en checklists, guías, vídeos cortos y respuestas a las dudas habituales, no en transcripciones en bruto. Haz que el experto y un compañero validen cada pieza antes de publicarla.
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Pruébalo con quien le sustituye y mantenlo vivo
Deja que las incorporaciones y los relevos usen el conocimiento en trabajo real y tapa los huecos que salen de sus preguntas. Asigna un responsable y una cadencia de revisión por área, y revisa cuando cambie el proceso.
Qué necesitas
- Respaldo de la dirección para que los expertos tengan tiempo de contar lo que saben.
- Una lista de puestos críticos con riesgo de jubilación, rotación o salida.
- Acceso a los documentos, correos y sistemas donde ocurre el trabajo, con consentimiento y permisos.
- Un repositorio donde buscar, con responsables, versiones y fechas de revisión.
- Personas que asuman cada área y validen el contenido.
Cuándo no compensa
- Cuando el trabajo ya está bien documentado y lo dominan varias personas.
- Cuando el proceso se va a rediseñar o a eliminar: recoge la forma nueva, no la antigua.
- Cuando los expertos no tienen tiempo: la IA no saca conocimiento de quien no está disponible.
Riesgos y cómo controlarlos
- Guardar lo que se dijo y no lo que es correcto: verifícalo con el experto y un compañero antes de publicar.
- Conocimiento que caduca cuando cambian los procesos: dale a cada área un responsable, fechas de revisión y avisos de cambio.
- Datos personales e información confidencial en grabaciones y correos: pide consentimiento, limita el acceso y quita lo que no haga falta.
- Expertos que se sienten sustituidos: plantéalo como el legado que dejan, cuenta con ellos en el diseño y reconoce su tiempo.
Cómo lo hace Thinkia
Priorizamos los puestos críticos y los riesgos de jubilación o rotación, y acordamos tiempo y formato con los expertos. Los pasos tácitos se convierten en checklists, vídeos y preguntas con respuesta validados por compañeros, no en transcripciones en bruto, y las incorporaciones y los relevos usan el contenido para que los huecos se tapen con preguntas reales.
Funciona sobre Thinkia Synapse, con un mapa de huecos de conocimiento y avisos cuando el saber crítico depende de una o dos personas. Responsables, cadencia de revisión y avisos cuando cambian los procesos mantienen el conocimiento al día, y la captura sigue en el trabajo diario, no solo cuando alguien se va.
La solución de Thinkia detrás de esta guía
- Transferencia de conocimiento con IAConocimiento institucional que permanece cuando la gente se va.
- Conocimiento corporativo con IATu organización sabe más de lo que es capaz de encontrar.
Productos de Thinkia implicados
Preguntas frecuentes
¿Cómo se recoge el conocimiento tácito con IA?
Repasando casos reales con el experto en sesiones guiadas, donde la IA transcribe, repregunta y propone una estructura. Lo tácito sale cuando la persona explica por qué tomó cada decisión, no cuando describe el proceso en general.
¿La IA puede sustituir las entrevistas con los expertos?
No. La IA acelera la transcripción, la estructura y la búsqueda, y puede sacar partido de correos y documentos, pero el criterio está en la cabeza de las personas. Su tiempo es la pieza clave.
¿Cuándo hay que empezar?
Bastante antes de que la persona se vaya. Si recoges el conocimiento mientras el experto trabaja junto a quien le va a relevar, puedes probarlo y corregirlo en trabajo real.
¿No es simplemente una base de conocimiento?
La base de conocimiento es donde acaba. La diferencia está en la captura: detectar el riesgo, las sesiones guiadas, la verificación con expertos y compañeros, y mantenerlo al día cuando ya no están.
¿Hay alguna norma sobre gestión del conocimiento?
Sí. La ISO 30401 fija requisitos para los sistemas de gestión del conocimiento y se está revisando. Sirve de referencia para roles, procesos y revisión, uses las herramientas que uses.
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