Cómo hacerlo con IA Finanzas
¿Cómo automatizar cuentas a pagar con IA?
La IA captura las facturas de todos los canales, extrae sus datos, las cruza con el pedido y la recepción de mercancía y solo pasa a las personas las excepciones. Quien aprueba ve el contexto, la contabilización va al ERP y cada paso deja evidencia para auditoría. Empieza por una sociedad y tus proveedores con más volumen, mide y luego amplía.
Qué hace la IA
- Lee facturas en PDF, correo, EDI y portales de proveedor y las convierte en registros estructurados.
- Puntúa su confianza en cada campo y manda a revisión las capturas dudosas.
- Cruza factura, pedido y recepción dentro de tus tolerancias, y marca duplicados e incidencias de IVA y divisa.
- Propone un arreglo para cada excepción y la enruta a quien toca.
- Contabiliza en el ERP las facturas aprobadas y registra quién hizo qué, cuándo y con qué evidencia.
Qué sigue siendo de las personas
- Aprobar los pagos según vuestros poderes y niveles de firma.
- Resolver las disputas con proveedores y las excepciones que el sistema no cierra.
- Fijar las tolerancias y las reglas de cruce y aprobación que sigue la automatización.
- Cambiar los datos maestros de proveedor, sobre todo las cuentas bancarias.
Cómo ponerlo en marcha
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Dibuja el flujo de facturas actual
Sigue cómo llegan las facturas, quién las graba, cómo se cruzan y aprueban y dónde se atascan. Apunta los tipos de excepción y los proveedores que concentran el volumen.
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Pon por escrito las reglas de cruce y aprobación
Acordad tolerancias de precio y cantidad, qué es un duplicado, cómo se revisan IVA y divisa y quién aprueba qué. Esas reglas son la política que se le exige a la automatización.
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Conecta captura, ERP y aprobaciones
Junta todos los canales de entrada en una sola cola y conéctala al ERP para pedidos, recepciones, proveedores y asientos. Da a la automatización los permisos mínimos y nunca el de cambiar cuentas bancarias.
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Haz un piloto en paralelo en una sociedad
Pon la automatización a trabajar con facturas reales de una sociedad o unidad de negocio mientras el equipo sigue como siempre. Compara captura, cruce y enrutado con lo que hicieron las personas y ajusta reglas y datos hasta que el error sea aceptable.
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Actívalo por tipo de factura y amplía
Deja pasar solas las facturas limpias y cruzadas, y mantén la revisión en el resto. Sigue excepciones, retrabajo y antigüedad de la deuda, y añade sociedades, y después cobros, cuando los resultados aguanten.
Qué necesitas
- Acceso al ERP para pedidos, recepciones, datos de proveedor y contabilización.
- Una muestra de facturas reales de varios formatos y proveedores para diseñar y probar.
- Tolerancias y reglas de cruce y aprobación claras, en manos de finanzas.
- Los canales de entrada: buzón de facturas, EDI, portales de proveedor.
- Una persona de finanzas responsable de la cola de excepciones y de los cambios de reglas.
Cuándo no compensa
- Muy pocas facturas, donde llevarlas a mano cuesta poco.
- Casi todo el gasto va sin pedido ni recepción con los que cruzar, y eso no va a cambiar pronto.
- El ERP no se puede integrar y habría que volver a grabar los resultados a mano.
Riesgos y cómo controlarlos
- Fraude con facturas falsas o cuentas bancarias cambiadas: verifica cada cambio de cuenta por otro canal y no dejes que la automatización lo toque.
- Importes o IVA mal leídos: usa umbrales de confianza, cuadra totales con el pedido y manda los campos dudosos a una persona.
- Texto en un documento dirigido a la IA (prompt injection): trata el contenido de la factura como dato, nunca como orden, y limita lo que puede hacer la automatización.
- Traza de auditoría pobre: registra cada captura, cruce, aprobación y asiento con la evidencia usada.
- Las reglas de factura electrónica están cambiando en la UE: revisa las obligaciones de cada país donde operas.
Cómo lo hace Thinkia
Empezamos por el flujo actual de cuentas a pagar y a cobrar, el ERP, los tipos de excepción y los proveedores con más volumen. Después definimos reglas de cruce, política de aprobación, enrutado de excepciones y la evidencia que pide auditoría, y hacemos un piloto en una sociedad o unidad de negocio con volumen real antes de extenderlo.
Finanzas es dueña de la cola de excepciones y solo ve lo que la necesita, con el arreglo ya propuesto. Cada paso queda registrado con fecha, revisor, huella del documento y motivo de la decisión, sobre Synapse.
La solución de Thinkia detrás de esta guía
- Automatización AP/ARAutomatización de facturas que acelera el cierre
- Inteligencia de compras con IADecisiones de adquisiciones más inteligentes. Menos trabajo preliminar manual.
Productos de Thinkia implicados
Preguntas frecuentes
¿La IA puede procesar facturas sin intervención humana?
Sí en las facturas limpias que cuadran con el pedido y la recepción dentro de tus tolerancias. Las excepciones, las disputas y los pagos por encima de tus límites siguen pasando por personas.
¿Qué es el cruce a tres bandas?
Es comprobar que factura, pedido y albarán de recepción coinciden en proveedor, artículos, cantidades y precios antes de aprobar el pago.
¿Es lo mismo que un OCR?
No. El OCR convierte una imagen en texto. La captura con IA entiende la maquetación, encuentra los campos en formatos de proveedor distintos, puntúa su confianza y alimenta el cruce y la aprobación.
¿Funciona con SAP u Oracle?
Sí, siempre que la automatización pueda leer del ERP pedidos, recepciones y datos de proveedor y contabilizar las facturas aprobadas por sus interfaces.
¿Cómo mantenemos el control ante los auditores?
Registrando cada paso con la evidencia, quién aprobó y por qué, y manteniendo las reglas de aprobación y la segregación de funciones.
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